早报8月29日讯 “从纸间到云端的升级，青岛地铁数字档案室在档案移交、档案介质、档案服务方面实现变革，人工智能赋能档案管理新生态即将形成。”记者近日从青岛地铁集团举办的通气会上了解到，作为顺利通过国家档案局验收的试点项目，青岛地铁企业集团数字档案室在全省领先。这一成果标志着青岛地铁档案数字化转型迈上新台阶，也为全国企业集团数字档案室建设提供了“青岛样板”。

　　档案管理实现“数字化”

　　目前青岛地铁已开通运营8条线路，档案管理工作面临工程基建档案数量激增等难题，而传统档案管理模式存在体量大、移交时间紧、质量难把控等问题，同时传统档案服务方式单一，资源利用率低，档案价值难以最大化发挥。在传统档案管理模式下，这些问题一直是难以解决的痛点、难点。

　　青岛地铁构建“1N31数字化转型体系（即：“1”大转型愿景：成为行业领先、世界一流的数智地铁企业；“N”个转型场景：智慧建造、智慧运行、智慧运维、智慧企管；“3”大支撑架构：应用架构、技术架构、数据架构；“1”套保障体系：人才、机制、安全、数据、运维、政策）之后，问题解决迎来转机。青岛地铁在数字化转型的土壤下，着手实施档案的业务重构与流程再造，实现了档案管理从传统到数字化的跨越。

　　工程档案“单套制”管理

　　2021年5月，在青岛市城市建设档案馆的支持下，青岛地铁率先在6号线一期工程选择“三站三区间”开展工程档案原生电子化试点，通过引入电子签章，实现工程文件电子化，相比传统纸质档案整理、扫描、归档环节产生的费用节约21万元，成效显著。2022年12月，青岛地铁通过智慧工地一体化平台，在三期规划7条线路全面推广工程文件原生电子化，实行工程档案“单套制”管理，目前已覆盖50余家参建单位、210个工点工程，累计生成230万份原生电子文件，年节约费用约2300万元，档案库房面积节约约1000平方米。

　　“三大变革”淬炼“青岛样板”

　　为进一步推动档案业务转型，青岛地铁申报了国家档案局第一批企业集团数字档案室试点建设项目，并于2022年5月成功入选。试点工作历经3年多时间，青岛地铁企业集团数字档案室建设取得明显成效，多项案例和研究入选国家级和省级档案工作创新案例，在档案业务转型上取得突破性进展，在档案移交、档案介质、档案服务上实现“三个变革”。

　　在档案移交方面，青岛地铁创新应用“计划式”收集模式，通过归档信息包（ASIP）打通数字档案室与各业务系统的接口，实现工程电子档案“分部式”移交，改变传统档案按照单位工程移交的模式，将工程档案移交时间从2至3个月缩短至2至3周，效率提升70%。

　　在档案介质方面，“工程档案‘单套制’改变了传统工程档案的管理模式，我们不用去施工单位现场，在办公室通过系统就能直接查看，同时建设单位、施工单位的库房需求面积减少一半以上，这对大家都是一种减负。”青岛地铁集团第一建设分公司档案联络员侯晓雨说。目前，青岛地铁工程档案“单套制”覆盖率达80%，文书、造价等档案的覆盖率达100%，大幅减少了纸质档案的存储和管理成本，库房面积需求降低50%。

　　在档案服务方面，青岛地铁运用AI技术，打造“小铁宝”虚拟数字人，实现了档案业务的智能化问答，为未来数据深度应用奠定了基础。 （青岛早报/观海新闻记者 魏铌邦 通讯员 张鹤鸣）